Auditrapporten

In de module auditrapporten treft u een overzicht van alle (interne) auditrapporten welke door een certificerende instantie of hoofdkantoor (ondersteunende organisatie) aan u beschikbaar zijn gesteld. U kunt de opgemaakte rapporten bekijken en, indien dat nodig mocht zijn, oplossingen aandragen voor de gevonden onvolkomenheden. Naast het rapporttype ziet u in het overzichtsscherm ook de omschrijving, status en het aantal geregistreerde feiten.

  1. ETK staat voor ernstige tekortkoming. Indien er in het rapport een ETK is opgenomen dient u voor een bepaalde tijd te reageren en een oplossing aan te dragen.
  2. TK staat voor tekortkoming. Bij een tekortkoming dient u net als bij ETK voor een bepaalde tijd te reageren en een oplossing aan te dragen.
  3. OBS staat voor observatie. Een observatie vereist vaak geen directe opvolging maar is wel iets om in de gaten te houden voor een volgende audit.
  4. Het laatste kolom informeert u over nieuwe berichten en feiten waar u nog op dient te reageren. Indien er een tekstballon zichtbaar is staan er ongelezen berichten of onbeantwoorde feiten in het rapport. Er is dan actie van uw kant nodig.

Aandachtspunt:  Het kwaliteitssysteem geeft notificaties wanneer de reactietijd of oplostermijn van een feit dreigt te verlopen (binnen 7 dagen) of verlopen is. U ontvangt deze berichten op het e-mailadres dat is ingesteld bij de bedrijfsgegevens.   Indien u op alle feiten afdoende heeft gereageerd dan hoeft u niets te doen met de meldingen over oplostermijnen. De auditor dient dan het feit of rapport af te handelen.

Rapport bekijken

Om een auditrapport te bekijken klikt u op de datum van het rapport. Het systeem opent hierna het scherm met de algemene gegevens van het auditrapport. Vanuit dit scherm kunt u het volledig rapport bekijken, reageren op alle waargenomen feiten en de conclusie van het rapport bekijken. Om te reageren op één van de gevonden onvolkomenheden klikt u links op de naam van het onderdeel. Hiermee komt u in het overzichtsscherm van het geselecteerde feit en is het via de knop in de werkbalk mogelijk om een oplossing aan te dragen of een reactie te geven.

  1. De geaudite module uit het kwaliteitssysteem.
  2. Het geaudite proces, activiteit of onderdeel.
  3. De normparagraaf waar het feit betrekking op heeft (indien van toepassing).
  4. Omschrijving van de geconstateerde tekortkoming.
  5. Uiterste reactiedatum voor het geconstateerde feit.
  6. Termijn voor het oplossen van feiten. Elk geconstateerd feit dient voor de gestelde oplosdatum verholpen te zijn. De auditor is verantwoordelijk voor het afhandelen van feiten.

Gebruik de "Reageer" knop om een reactie naar de auditor te versturen. Wanneer u een reactie plaatst wordt de auditor automatisch op de hoogte gebracht via een e-mailnotificatie. Hetzelfde gebeurt ook wanneer de auditor een nieuwe reactie verstuurd. U ontvangt dan een e-mailnotificatie met een melding dat er een nieuwe reactie beschikbaar is.

Tip: U kunt bij het plaatsen van een reactie ook een bestand koppelen. Dit is handig wanneer u bijvoorbeeld extra bewijsstukken aan de auditor wenst voor te leggen.

Aandachtspunt: Indien u een volledig overzicht van het rapport wenst kunt u gebruik maken van de optie “Bekijk volledig” in de werkbalk.