Bow-tie samenstellen

Met het opstellen van een Bow-tie schema komt u op een gestructureerde manier tot maatregelen om het risico te beheersen. U start met het definiëren van de mogelijke oorzaken en gevolgen die met het risico gemoeid zijn. Daarbij geeft u direct aan wat de kans is dat een oorzaak optreed (frequentie), in hoeverre een oorzaak door de organisatie opgemerkt kan worden (detecteerbaarheid) en wat de schade (impact) van een gevolg zou kunnen zijn. Als laatste stap definieert u maatregelen om de oorzaken te voorkomen of de impact van een gevolg te beperken dan wel te elimineren. Aan elke maatregel wordt een actief item zoals bijvoorbeeld een prestatie indicator of een verbetermaatregel gekoppeld.

Opbouw

Het schema is opgebouwd uit vijf kolommen. In de middelste kolom staat standaard een blokje met de naam van het risico en de resulterende score. In de meest linkse kolom worden de mogelijke oorzaken getoond en in de meest rechtse kolom de mogelijk gevolgen. Tussen een oorzaak en het risico (tweede kolom vanaf links) en tussen een gevolg en het risico (vierde kolom vanaf links) worden blokjes met maatregelen getoond.

Samenstelscherm openen

U komt in het samenstelscherm via de toevoegen of wijzigpagina van een doelstelling in de module Doelstellingen en risico's.

Klik bij het risico op de knop Bow-tie samenstellen om in het samenstelscherm te komen. Bent u al op een bekijkpagina van een bow-tie schema dan kunt u in de werkbalk op de knop Wijzigen klikken. (Deze knop ziet u alleen op het tabblad Beheer)

Oorzaken en gevolgen toevoegen

Klik bovenin de eerste of de laatste kolom op het plus icoontje om een oorzaak of een gevolg aan het schema toe te voegen.

Er verschijnt een formulier waar u de naam en een omschrijving en score van de oorzaak of het gevolg kunt invoeren.

Maatregelen toevoegen

Klik aan de zijkant van een oorzaak of gevolg op het plus icoontje om een maatregel toe te voegen.

In het scherm dat verschijnt kunt u de maatregel een naam geven en een actief item van een andere module selecteren.

U selecteert eerst het type module dat u wilt inzetten (1) en vervolgens een item uit de gekozen module (2). Via de knop Toevoegen (2) kunt u ook direct een nieuw item aan de gekozen module toevoegen. Let op dat u bij Flexlijsten en RFM modules later wel nog de formulieren moet maken en het item dient te activeren.

Indien er een Verbetermaatregel geselecteerd wordt heeft u de mogelijkheid om aan te geven wat het effect van de maatregel zal zijn op de score. Wanneer de maatregel met succes wordt afgerond in de module Verbeteren zal de totaalscore automatisch aangepast worden.

Score

Voor de score wordt steeds de meest dominante score uit de oorzaken (frequentie) en gevolgen (impact) genomen. De frequentie en impact worden met elkaar vermenigvuldigd voor de risicoscore.

In het schema worden de dominante scores donker weergegeven.

Indien een maatregel met een score verminderend effect succesvol is afgerond wordt de nieuwe score automatisch berekend en het vakje bij de maatregel donker gekleurd. Als eigenaar (account waar het risico is ingevoerd) van een risico heeft u de mogelijkheid om de risicoscore handmatig te bepalen. U kunt dit op twee plaatsen aanpassen namelijk bij het toevoegen / wijzigen van uw risico of tijdens het samenstellen van de bow-tie. Voor het zelf kunnen bepalen van de risicoscore gebruikt u bij Risicobepaling de optie Zelf bepalen en geeft u de door uw gewenste scores in. Indien u de risicoscore zelf bepaalt dan hebben score verlagende verbetermaatregelen geen invloed meer op de totaalscore.

Aandachtspunten:

  • Een bow-tie samenstellen is alleen mogelijk bij risico's waar als strategie Verminderen is gekozen.
  • Wijzigingen gedaan in de Bow-tie worden direct opgeslagen.
  • Als een actieve verbetermaatregel, gekoppeld aan een maatregel, succesvol wordt afgehandeld wordt de kleur van de maatregel groen. Een maatregel kan alleen groen worden bij een succesvol afgehandelde verbetermaatregel en niet bij ander gekoppelde elementen.
  • Maatregelen waar het gekoppelde element ontbreekt (indien verwijderd) krijgen een rode balk aan de onderkant met de tekst Item ontbreekt!. Uitleg over de melding kunt u vinden in de legenda aan de linkerzijde.
  • Maatregelen waar het gekopplede element niet (volledig) geconfigureerd is krijgen een oranje balk aan de onderkant met de tekst Item configureren!. Uitleg over de melding kunt u vinden in de legenda aan de linkerzijde.
  • Wanneer een score van een oorzaak of gevolg wordt aangepast dan worden eventuele scorecorrecties van gekoppelde maatregelen op 'geen' gezet zodat deze geen invloed meer hebben op de score.
  • Indien u als een vestiging een risico opgelegd heeft gekregen van een hoofdkantoor dan kunt u binnen de bow-tie Oorzaken, Gevolgen en Maatregelen deactiveren en mogelijk ook weer activeren zodat deze geen invloed meer hebben op de scoreberekening (alleen indien de scorebepaling van het risico op automatisch staat).

Praktijkvoorbeeld

Bij L€mstra werken veel mensen waarvan de meeste medewerkers in meer of mindere mate gebruik gaan maken van eQuse Indicate.

Naar aanleiding van Maatschappelijk verantwoord ondernemen en druk vanuit de media heeft mevrouw Lemstra besloten om vanaf 2016 geen zogeheten 'Plofkip' meer te verkopen. Ze heeft hier een heldere doelstelling voor gedefinieerd, procedures en beleid voor ingericht en de risico's in kaart gebracht. Een van de risico's die beheerst ofwel verminderd dient te worden is het feit dat een klant mogelijk toch plofkip in de winkel kan kopen. Dit risico wordt omschreven als "Klant koopt plofkip in de winkel".

Mogelijke oorzaken

  • Leverancier heeft onbewust plofkip geleverd. In dit geval gaat het niet om een bewuste actie van de leverancier. Het is niet te doen om alle leveranciers periodiek zelf te auditeren dus wordt besloten om de Beter Leven certificering af te dwingen. Als maatregel wordt een Verbetermaatregel gepland. Het doel is alle bestaande leveranciers te controleren of deze een Beter Leven certificering hebben of aan het verkrijgen zijn. Wanneer deze maatregel succesvol is afgerond is de verwachting dat de frequentie van deze oorzaak daalt.
  • Leverancier heeft bewust plofkip geleverd. In dit geval gaat het om een bewuste actie van een leverancier. Om deze oorzaak te beheersen worden twee maatregelen getroffen. Enerzijds zullen de leveringen periodiek gecontroleerd worden en zullen de resultaten hiervan worden vastgelegd in een [Prestatie-indicator][]. Anderzijds wordt de procedure voor het selecteren van leveranciers aangescherpt. Het laatste is nog niet uitgewerkt en in de organisatie geborgd dus wordt hiervoor een Verbetermaatregel ingezet. Wanneer deze maatregel succesvol is afgerond is de verwachting dat de frequentie van deze oorzaak daalt.
  • Inkoper heeft bewust plofkip toegelaten. In dit geval gaat het om een personeelslid dat voor eigen gewin de plofkip toelaat in de winkel. Hier wordt dezelfde Prestatie-indicator voor de periodieke controle van de leveringen ingezet. Ook wordt de interne audit van de aanverwante procedures opgevoerd als maatregel. Tijdens de audit wordt namelijk gecontroleerd of de periodieke controle niet door de inkoper zelf wordt gedaan, maar door steeds iemand anders binnen het team.

Mogelijke gevolgen zijn

  • Imagoschade door publicatie in de pers Op social media en in haar advertenties maakt L€mstra er geen geheim van dat ze de plofkip in de ban gedaan heeft. Mocht blijken dat er toch plofkip in de winkel verkocht wordt is dat zeer schadelijk voor het imago van de supermarkt en haar eigenaar. Er worden twee maatregelen ingesteld. Enerzijds wordt een communicatieplan voorbereid dat klaar moet liggen in het geval dit gevolg zich voordoet. Ervaring leert namelijk dat een proactieve communicatie de schade beperkt. Anderzijds richt L€mstra een meldpunt in voor haar klanten en laat zien dat ze zich ook zwak durft op te stellen wat het imago beschermd. Voor beide zaken worden verbetermaatregelen gepland met een verminderend effect op de score.
  • Groepsclaim van consumenten Uit de externe analyse en de stakeholderinventarisatie is gebleken dat in de buurt van de L€mstra supermarkt een zeer actieve milieugroepering actief is. Deze groep heeft al eerder gezamenlijk een andere supermarkt aangeklaagd vanwege onjuiste claims op scharreleieren. De kans dat dit gevolg optreed is niet heel groot, maar L€mstra wil wel voorbereid zijn en besluit om een juridisch advies in te winnen bij een jurist om zo de impact beter te kunnen inschatten en eventueel op te vangen. Een verbetermaatregel borgt de uitvoering van deze taak.

Er zijn nog meer oorzaken, gevolgen en maatregelen te bedenken, maar op dit moment heeft mevrouw Lemstra het gevoel genoeg grip te hebben. De risico's worden periodiek beoordeeld en bij een volgende ronde zal mevrouw Lemstra het schema aanscherpen of juist afzwakken afhankelijk van de resultaten uit de verschillende maatregelen.