Activiteiten

De module Activiteiten stelt u in staat om uw bedrijfsactiviteiten te beheren. Hier kunt u alle uit te voeren activiteiten plannen en koppelen aan medewerkers. Door bij elke activiteit een planning aan te maken verschijnen de activiteiten op de kalender en geeft eQuse Indicate notificaties wanneer deze aandacht verdienen.

Aandachtspunten:

  • Om uw activiteiten af te handelen gaat u naar de module kalender.
  • Wanneer u het resultaat voor een bepaalde maand heeft ingevoerd en opgeslagen zal het symbool bij de betreffende maand veranderen van niet ingevoerd naar ingevoerd.
  • Het is zowel bij het toevoegen/wijzigen als bij het afhandelen van een Activiteit mogelijk om een bestand toe te voegen.
  • U kunt eigen activiteiten importeren en exporteren. U heeft als vestiging tevens de mogelijkheid om aangeboden import bestanden van het hoofdkantoor te importeren. Hoe u dit kunt doen leest u in het artikel activiteiten imports.

Een activiteit kan ook voor meerdere momenten in een jaar ingepland worden. Door middel van het filter is het mogelijk om activiteiten per jaar en/of per categorie weer te geven. Op de het tabblad Categorieën, kunt u eventueel eigen categorieën definiëren.

U kunt geplande activiteiten afhandelen en/of bekijken via de planning op de bekijkpagina van een Activiteit of via de kalender.

Praktijkvoorbeeld

Bij L€mstra werken veel mensen waarvan de meeste medewerkers in meer of mindere mate een rol hebben binnen de organisatie en het kwaliteitssysteem. Mevr. Lemstra heeft verschillende activiteiten met uiteenlopende planningen gemaakt waardoor het voor iedereen duidelijk is wanneer en welke activiteiten afgehandeld dienen te zijn voor het werkoverleg, directiebeoordeling en kwartaaloverleg.

Werkoverleg

Iedere week vindt er werkoverleg plaats en alle besproken punten worden vastgelegd en ingepland. Bij de activiteit werkoverleg wordt een template voor het verslag bijgevoegd welke na elk overleg wordt ingevuld en opgeslagen bij het afboeken.

Directiebeoordeling

Voor het opstellen van de directiebeoordeling is mevr. Lemstra afhankelijk van input van andere medewerkers. Om alles optijd aangeleverd te krijgen worden er een aantal activiteiten aangemaakt en aan de juiste medewerkers toegewezen. De activiteiten die worden aangemaakt zijn:

  • Aanleveren rapportage operationele processen - december (floormanager)
  • Aanleveren financiele rapportage - december (externe leverancier)
  • Aanleveren personele rapportage - december (P&O)
  • Opstellen en verspreiden directiebeoordeling - januari (Directie)

De activiteit "Opstellen en verspreiden directiebeoordeling" bevat 3 interne links die verwijzen naar de activiteiten "Aanleveren rapportage operationele processen", "Aanleveren financiële rapportage" en "Aanleveren personele rapportage".

Kwartaaloverleg

Aan het eind van ieder kwartaal wordt er een kwaliteitsoverleg gehouden. Tijdens dit overleg worden de lopende zaken van het bedrijf besproken en worden er activiteiten aangemaakt voor items waarbij actie benodigd is. De activiteiten worden aan de juiste medewerker gekoppeld voor verdere afhandeling. In het eerst volgende kwaliteitsoverleg worden o.a. de bestaande activiteiten besproken en afgeboekt indien voltooid en anders doorgepland.