Kalender

De module Kalender geeft een overzicht van alle geplande items binnen uw kwaliteitssysteem. U vind alle geplande items in één overzicht zodat u duidelijk heeft welke items er wanneer dienen te worden afgeboekt. De weergave staat standaard op Tabel met het huidige jaaroverzicht. Door middel van het kalendericoontje links boven het overzicht navigeert u door de jaren heen.

De gekleurde "bolletjes" geven aan dat er items in die maand gepland zijn en de kleur geeft informatie over de status en/of voortgang. De nummering in de bolletjes geeft aan hoeveel items er zijn in een bepaalde periode. Bijvoorbeeld 4/5 houdt in dat er 5 items zijn, waarvan er 4 nog niet afgehandeld zijn. De nummering kan ook bv. 2x zijn wat inhoud dat het item 2 keer voorkomt in een bepaalde periode (bv. voor Revisiedatum en voor Vervaldatum).

In de Lijst en Kalender weergave is het ook mogelijk om het item overzicht voor een bepaalde periode te bekijken te weten Dag, Week, Maand en Jaar. Om een item af te boeken of te bekijken klikt u op de naam van het desbetreffende item.

Aandachtspunten:

  • De kleur/symbool van het item geeft de huidige status van het item weer. In de linkerzijbalk staat een uitleg over de diverse statussen.
  • Na het afhandelen van een item kunt u via de groene terug pijl weer terug keren naar de Kalender.
  • Het plannen van items gebeurt in de betreffende modules en niet in de kalender.
  • U kunt in de module Profiel onder de kop Kalender aangeven of u periodiek een kalenderoverzicht per e-mail wilt ontvangen. Tevens kunt u instellen wanneer u de e-mail wilt ontvangen, de weergave van de e-mail en of u een overzicht van alle items of alleen uw eigen items wilt ontvangen.

Medewerker toewijzen

U kunt als beheerder van een vestiging onder een hoofdkantoor/maatschap opgelegde geplande items toewijzen aan medewerkers zodat de verantwoordelijkheid binnen de vestiging vastgelegd kan worden. Op het tabblad Medewerker toewijzen heeft u een compleet overzicht van alle opgelegde items. Hier kunt u zien welke items al zijn toegewezen aan een medewerker en welke items niet. Door een of meerdere items te selecteren en vervolgens op de knop Toewijzen aan te klikken kunt u een medewerker uit de lijst selecteren waaraan u de item(s) wilt toewijzen. Klik vervolgens op de knop Opslaan om de medewerker ook daadwerkelijk aan de item(s) te koppelen.

Praktijkvoorbeeld

Bij L€mstra werken veel mensen waarvan de meeste medewerkers in meer of mindere mate een rol hebben binnen de organisatie en het kwaliteitssysteem.

Mevr. Lemstra bekijkt regelmatig de Kalender om zo de planning en lopende zaken in de gaten te houden. Ze heeft hem standaard op Tabel weergave staan zodat ze een overzicht heeft van het hele jaar. Op haar dashboard heeft zij de kalender widget 2 keer geplaatst. Eén keer me de weergave Jaar en één keer met de Lijst weergave voor de korte termijn (week of maand). Bij bestanden ziet mevr. Lemstra dat er geen revisiedatum wordt getoond. Om alles goed in de gaten te kunnen houden zet mevr. Lemstra in de module Systeem de optie om de revisiedatum bij bestanden weer te geven aan. De Floor manager vindt het makkelijk als de items worden weergegeven als Kalender. Hij of zij is gewend om met deze weergave te werken. Om niet iedere keer de weergave in de module Kalender op Kalender te moeten zetten (standaard staat de weergave op Tabel) past de Floor manager dit aan in zijn of haar profiel instellingen. Nu staat voortaan standaard de weergave op Kalender. Voor de logistiek medewerker is het van belang dat hij of zij een direct overzicht heeft van de in deze maand geplande items. Daarom zet de logistiek medewerker de weergave op Lijst. Ook de logistiek medewerker zet bij zijn of haar profiel instellingen de standaard weergave op Lijst zodat hij of zij niet iedere keer van weergave dient te veranderen als de module Kalender wordt geraadpleegd. De kassière hoeft sporadisch iets te registeren en raadpleegt de kalender niet vaak. Aangezien er geen behoefte is om van alle medewerkers de items te zien maakt de kassière gebruik van het filter en filtert op zijn of haar naam om zodoende alleen zijn of haar items te zien te krijgen.