Activiteiten imports

Het Hoofdkantoor heeft de mogelijkheid om meerdere activiteiten te bundelen tot één import bestand en deze aan te bieden aan de vestigingen. Een vestiging kan het aangeboden import bestand importeren en de planning van de geïmporteerde activiteiten eventueel zelf aanpassen.

Hoofdkantoor

Voor het maken van een import dient u eerst de activiteiten te selecteren die u in het import bestand wilt hebben. Het selecteren van de activiteiten doet u in het tabblad Beheer. Na het selecteren van één of meerdere activiteiten wordt in de werkbalk de knop Import voor vestigingen actief.

Klik op de knop Import voor vestigingen. De pagina Activiteiten import voor vestigingen toevoegen wordt nu getoond.

Vul de velden Naam en Omschrijving in en geef bij opleggen aan voor welke vestigingen of groep het import bestand bedoeld is. Indien een activiteit over meerdere jaren is gepland dient u aan te geven van welk jaar de planning moet worden geëxporteerd. Klik op de knop Opslaan om het import bestand op te slaan. De aangemaakte import bestanden kunt u vinden onder tabblad Imports. Hier kunt u de import bestanden beheren.

Vestigingen

Een vestiging heeft de mogelijkeid om in één keer meerdere activiteiten te importeren die door het Hoofdkantoor zijn klaargezet. Op het tabblad Beheer in de module Activiteiten heeft u in de werkbalk de optie Importeren vanuit hoofdkantoor.

Klik op de knop Importeren vanuit hoofdkantoor om een overzicht te krijgen van alle imports die door het hoofdkantoor zijn klaargezet. Door op een import bestand te klikken kunt u de inhoud van het bestand inzien en heeft u tevens de mogelijkheid om dit import bestand te importeren door op de knop Importeren starten te klikken.

Door een vinkje te plaatsten voor een van de import bestanden wordt in de werkbalk de knop "Importeren" actief. U kunt maar één import bestand tegelijk importeren. Klik op de knop Importeren en de pagina Importeer activiteiten wordt getoond.

Indien een activiteit al reeds in uw systeem aanwezig is zal er bij deze activiteit een melding worden getoond dat de activiteit al bestaat en niet geïmporteerd zal worden. U kunt bij de activiteiten die wel geïmporteerd kunnen worden aangeven of u deze wel of niet wilt importeren. Indien alle te importeren activiteiten al reeds bestaan zal er, na het klikken op de knop Importeren, geen import worden gedaan. Klik op de knop Importeren om naar de laatste stap in het import proces te gaan.

Op de pagina Activiteiten aanvullen vult u de ontbrekende informatie in zoals Activiteitcategorie, Medewerker en geeft u aan in welke jaren de activiteiten gepland dienen te worden. Klik op de knop Verwerken en importeren om de import af te ronden. De activiteiten zijn nu aangemaakt en gepland in de aangegeven jaren.

Aandachtspunten:

  • Van geïmporteerde activiteiten kan de naam niet aangepast worden door de vestiging.