Medewerkers

Binnen de module medewerkers benoemt u de medewerkers binnen uw organisatie. In combinatie met de module functies en taken legt u duidelijk vast wie waar verantwoordelijk voor is.

Medewerkers en Taken

Medewerkers zijn alle mensen in uw organisatie die deel uit maken van uw kwaliteitssysteem. Het tabblad beheer stelt u in staat om deze medewerkers te beheren. U kunt nieuwe medewerkers aanmaken, bestaande medewerkers deactiveren en functie gekoppelde taken verfijnen.

Aandachtspunten:

  • Een medewerker is geen gebruikersaccount. Het aanmaken van een nieuwe gebruiker kan in de module permissies.

Verantwoordelijkheden

Bij het toevoegen van een nieuwe medewerker wordt u gevraagd naar de functie van de desbetreffende medewerker. De lijst met functies wordt vanuit de module functies en taken gegenereerd. Wanneer u een medewerker een bepaalde functie geeft zal hij/zij automatisch de taken en verantwoording dragen van het gekozen functieprofiel. U kunt in de werkbalk onder het kopje verantwoordelijkheden ervoor kiezen om de verantwoordelijkheden van een medewerker verder te verfijnen.

Koppelingen

Op verschillende plaatsen in het systeem kunt u registraties doen welke u dient te koppelen aan een medewerker. Daarnaast is het mogelijk om activiteiten, verbeterplannen en onderhoudswerkzaamheden te plannen en daar vervolgens een verantwoordelijke medewerker aan te verbinden. Via de knop koppelingen genereert u per medewerker een totaal overzicht van alle gekoppelde activiteiten en verantwoordelijkheden. Daarnaast worden ook alle functie gekoppelde items zoals processen, procedures en stappen getoond.

Bekwaamheden

Als onderneming heeft u baat bij bekwaam personeel. Om inzichtelijk te krijgen per functie welke bekwaamheden van toepassing zijn kunt u in het tabblad Bekwaamheden bekwaamheden aanmaken. Meerdere functies kunnen aan een bekwaamheid gekoppeld worden. Vervolgens kunt u de dekkingsgraad van alle medewerkers (behorende bij die functie(s)) instellen bij de gekozen bekwaamheid.

Voor het aanmaken van een bekwaamheid klikt u in de werkbalk op de knop Toevoegen. Voer de gevraagde gegevens in en koppel één of meerdere functies aan die bekwaamheid en klik vervolgens op de knop Opslaan. Een bekwaamheid is te wijzigen door een markering te plaatsen bij de bekwaamheid die u wilt aanpassen en vervolgens op de knop Wijzigen te klikken. Een bekwaamheid verwijderen doet u door de bekwaamheid die u wilt verwijderen te markeren en vervolgens op de knop Verwijderen te klikken.

Voor het instellen van de dekking plaatst u een markering bij de bekwaamheid die u wilt gaan instellen. In de werkbalk wordt de knop Dekking instellen actief. Klik op de knop Dekking instellen en het scherm dekking medewerkers wordt getoond.

  1. Naam medewerker.
  2. Status per medewerker. Er zijn 3 status mogelijkheden, namelijk:
    • n.v.t.: Niet van toepassing.
    • Van toepassing, maar nog niet aanwezig:
    • Van toepassing en aanwezig:
  3. Hier kunt u een verklaring opgeven aangaande de gekozen status van die medewerker.

Als alle velden correct zijn ingevoerd klikt u op de knop Opslaan.

Op de bekijkpagina kunt u alle bekwaamheden beheren en instellen welke dekkingsgraad deze hebben bij de betreffende medewerkers.

  1. Door middel van het filter kunt u filteren op één functie.
  2. Lijst met alle bekwaamheden. Klik op een bekwaamheid om de detailpagina van die bekwaamheid te raadplegen.
  3. Lijst met functies die gekoppeld zijn aan de bekwaamheden.
  4. Lijst met alle medewerkers van alle gekoppelde functies.
  5. Lijst dekking medewerkers geeft de dekkingsgraad per bekwaamheid aan. Status kleur bolletjes:
    • Rood: Er zijn geen medewerkers die de bekwaamheid dekken.
    • Oranje: Er zijn één of meerdere medewerkers waarvan de dekking voor de bekwaamheid nog niet is ingevuld.
    • Groen: Alle betrokken medewerkers hebben voldoende dekking voor de bekwaamheid.
    • -: Indien het totaal aantal medewerkers nul is. De 2 getallen in het bolletje staan voor Aantal medewerkers met status "Van toepassing en aanwezig" / Totaal aantal medewerkers waarop het van toepassing is.

Aandachtspunten:

  • Als er één of meerdere bekwaamheden zijn aangemaakt waarvan de dekking nog niet volledig is ingesteld ontvangt u een notificatie.
  • Indien de dekking van een medewerker nog niet is ingesteld dan is deze standaard "Van toepassing, maar nog niet aanwezig".

Praktijkvoorbeeld

Bij L€mstra werken veel mensen waarvan de meeste medewerkers in meer of mindere mate een rol hebben binnen de organisatie en het kwaliteitssysteem. Mevrouw Lemstra voegt alle aanwezige medewerkers toe, dus niet alleen de medewerkers die straks gaan inloggen. I.c.m. functies en taken heeft zij een compleet overzicht van de bezetting. Bij de medewerkers die in het bezit zijn van certificaten voegt zij een kopie van het certificaat toe als bestand.