PIs

Met de module PI’s brengt u door middel van gerichte registraties de prestaties van personen of processen binnen uw bedrijf in beeld. PI staat voor Prestatieindicatoren of Procesindicatoren (branche afhankelijk).

Beheer

Het tabblad Beheer stelt u in staat PI’s te beheren. Op de bekijk pagina van een PI worden de registraties in een grafiek (alleen bij PI’s met een kwantitatieve normwaarde) en in een tabel weergegeven en is het tevens mogelijk om wijzigingen door te voeren. In de grafiek wordt uw gestelde doel aangegeven door middel van een groene arcering van het doelgebied. Zo kunt u eenvoudig uw resultaten met uw gestelde doelen vergelijken. Als u geen registraties wenst uit te voeren op een PI, maar de PI dient bewaard te blijven, dan kunt u de PI archiveren.

In de module kalender wordt de einddatum van de PI weergegeven, zodat het inzichtelijk is wanneer de PI eindigt.

Wanneer er bij een registratie niet wordt voldaan aan de kwantitatieve normwaarde van de PI geeft het systeem een melding. U kunt de registratie alsnog afronden door de extra velden te gebruiken welke worden getoond. In de extra velden kunt u aangeven of de afwijking een geaccepteerde afwijking is en eventueel een verklaring opgeven. De kleur van de kolommen in de grafiek en de rijen in de registratietabel geeft de status van de registratie(s) aan. De mogelijke kleuren zijn:

  • Blauw: Geen afwijkend resultaat of geaccepteerde afwijking
  • Oranje: Verklaarde maar niet geaccepteerde afwijking
  • Rood: Niet verklaarde en niet geaccepteerde afwijking

Aandachtspunten:

  • De grafiek wordt alleen getoond indien er voor een kwantitatieve normwaarde is gekozen (meetbare doelen).
  • Een PI dat door een hoofdkantoor is opgelegd kan niet worden gewijzigd of verwijderd.
  • Op de bekijk pagina van een PI is het ook mogelijk om een afwijking of een verbetermaatregel toe te voegen. Deze opties staan in de linkerzijbalk.
  • Het veld Gelinkt aan, bij het aanmaken van een PI, koppelt de PI aan een Proces.
  • De mogelijkheid bestaat om PI’s aan subvestigingen op te leggen welke de resultaten van de PI’s vervolgens kunnen registeren.
  • Het is zowel bij het toevoegen/wijzigen als bij het afhandelen van een PI mogelijk om een bestand toe te voegen.

Praktijkvoorbeeld

Bij Lemstra Supermarkt werken veel mensen waarvan de meeste medewerkers in meer of mindere mate een rol hebben binnen de organisatie en het kwaliteitssysteem.

Mevr. Lemstra weet uit ervaring dat eens in de zoveel tijd de kassa discipline afzakt. Er zijn verschillende redenen waardoor dit optreed zoals nieuw onervaren personeel of optredende laksheid bij ongemotiveerd personeel. Hoewel er verschillende oorzaken zijn is in het verleden gebleken wanneer het optreed het in snel tempo erger wordt en verspreid. Ze wil er daarom graag vroeg bij zijn zodat de schade beperkt blijft. Hiervoor maakt ze een PI "Kassa verschillen" aan die voor iedere maand geplanned staat. De hele procedure van kassa wisselen is goed beschreven in de module Processen en wordt nageleefd. Het enige wat ontbreekt is een meting op de performance. In eQuse Indicate wordt de maandelijkse uitdraai van het kassa systeem vertaald naar een score en als PI in eQuse ingevoerd. De score is een percentage van 0 tot 100%. Het aantal kassa diensten waarbij het kassaverschil groter is dan 10 euro wordt gedeeld door het aantal kassadiensten maal 100. De waarde moet tussen de 0 en 10 liggen. Bij een afwijkende waarde wordt er ingezoomd op de resultaten en een verklaring gegeven. Tijdens het kwartaaloverleg worden de afwijkingen beoordeelt en indien nodig verbetermaatregelen getroffen.