• Wie werken er in de organisatie?
• Wie krijgt er toegang tot equse?
• Welke norm(en) zijn er van toepassing?
• Wat zijn de belangrijkste doelstellingen en risico's?
• Hoe zit mijn organisatie precies in elkaar?
• Wat wordt de planning? Wat zijn de periodieke werkzaamheden en checks?
• Wat moet/kan er reactief geregistreerd worden?
• Hoe worden verbeteringen gepland en geborgd?
• Sturen op doelstellingen

Snelstart

Onderstaand is een stappenplan voor het inrichten van eQuse Indicate. Op verschillende plaatsen treft u doorverwijzingen naar uitgebreidere informatie over de verschillende modules en functionaliteiten.

Wie werken er in de organisatie?

Begin met het vastleggen van de functies in uw organisatie. Dit doet u in de module Functies en Taken. U kunt meteen de taken inrichten, maar dit kan ook later. Vervolgens voert u de medewerkers in de module Medewerkers.  Bepaal per medewerker één of meerdere functies en geef een e-mail adres op van de medewerker.

Wie krijgt er toegang tot equse?

Maak in de module Permissies één of meerdere gebruikers aan op het tabblad Gebruikers. Geef elke gebruiker een uniek wachtwoord. Maak één of meerdere rollen aan op het tabblad Rollen. Per rol stelt u vervolgens de permissies in en bepaalt u per rol de toegang tot eQuse Indicate. Bepaal voor elke gebruiker één of meerdere rollen. Eventueel kunt u de permissies op gebruikersniveau verder verfijnen. Tip: Wij raden aan om het wachtwoord voor de admin gebruiker direct aan te passen en goed te bewaren.

Welke norm(en) zijn er van toepassing?

Indien u eQuse Indicate gebruikt ter ondersteuning van het behalen van één of meer certificeringen biedt het systeem  een mogelijkheid om Normverwijzingen te maken. Activeer hiervoor eerst de relevante normen. Navigeer naar de module Systeem en selecteer daar het tabblad configuratie. Onder het kopje normen kunt u de relevante normen activeren. Na activatie kan er op verschillende plaatsen in het systeem verwijzingen gemaakt worden naar de paragrafen uit de norm(en). Per norm kan een overzicht bekeken worden van alle verwijzingen per paragraaf. Op deze manier kunt u altijd controleren of u alle belangrijke onderdelen gedekt heeft.  

Wat zijn de belangrijkste doelstellingen en risico's?

Bepaal in de module Doelstellingen en risico's de belangrijkste doelstellingen die u met uw organisatie nastreeft. Voor het bepalen van doelstellingen wordt als input vaak een stakeholderinventarisatie en een interne en externe analyse gebruikt.  Bij het aanmaken van een doelstelling geeft u door middel van linken naar Processen, het Handboek en Bestanden aan op welke manier de doelstelling in de organisatie wordt waar gemaakt. Als er nog geen inhoud is gegeven aan deze modules kunt u er voor kiezen om dit eerst te doen en later de betreffende linken te maken bij de doelstellingen.  Maak per doelstelling ook risico's aan en bepaal de te volgen strategie. Indien een risico actief beheerst dient te worden (strategie verminderen) volgt een verdere uiteenzetting van het risico in oorzaken, gevolgen en maatregelen. Ook hiervoor geldt dat u deze later kunt aanvullen als u een beter idee van de beschikbare modules heeft.

Hoe zit mijn organisatie precies in elkaar?

Hoe de organisatie in elkaar steekt en hoe er gewerkt wordt is in de regel een combinatie van de modules Bestanden, Handboek en Processen.  Leg in de module Handboek uw kwaliteitsbeleid en algemene beleidszaken vast. Per hoofdstuk/paragraaf kunt u een tekst kwijt en eventueel bestanden koppelen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het personeelshandboek of de management reviews door de jaren heen. Het jaarplan plaats u per jaar in de module Jaarplannen. Stel versiebeheer in voor bestanden die een review vereisen en /of een einddatum hebben. De versiedatums verschijnen op de Kalender en het systeem geeft meldingen wanneer deze verstrijken. Maak een voor uw organisatie logische indeling van processen en procedures in de module Processen. Door middel van stappenschema’s legt u de werkwijze per procedure vast. Daar waar een formulier of werkinstructie vereist is koppelt u aan de procedure of een individuele stap één of meerdere bestanden. Alle bestanden komen in een map van de module Bestanden. Bepaal tijdens het inrichten een logische mappenindeling. De mappenstructuur in de module Bestanden heeft geen invloed op de rest van de modules.

Wat wordt de planning? Wat zijn de periodieke werkzaamheden en checks?

Alle zaken waarvan u weet dat ze in de loop van het jaar gedaan (moeten) worden kunt u plannen in de modules Activiteiten, Onderhoud en PI’s. De totale planning wordt weergegeven in de module Kalender waar u via het totaaloverzicht de voortgang bewaakt, items afhandelt en resultaten terugvind. Plan algemene activiteiten zoals een kwaliteitsoverleg in de module Activiteiten. Leg het geplande onderhoud van de verschillende bedrijf kritische middelen zoals bijvoorbeeld een koelkast of auto vast in de module [ Onderhoud][]. Plan periodieke metingen waarmee bijvoorbeeld risico’s worden beheerst in de module PI’s. Denk hierbij aan temperatuurmetingen van een koelkast of responstijden op de telefoonbeantwoording.

Wat moet/kan er reactief geregistreerd worden?

Voor registratie, opvolging en analyse gebruikt u de Registratie Flow Modules (RFM) Dit zijn Meldingen, Klachten, Calamiteiten, VIM/MIP en/of Kindermishandeling. Afhankelijk van de beschikbaarheid en wie er binnen de organisatie de registraties afhandelt gebruikt u één of meerdere van deze modules. Maak in een RFM module een registratieflow aan en stel de Permissies zo in dat een beperkte groep gebruikers de afhandeling van registraties kan inzien en uitvoeren. Ontwerp het registratieformulier en beoordelingsformulier met oog op latere analyses.

Hoe worden verbeteringen gepland en geborgd?

Leg verbetermaatregelen, die naar aanleiding van maatregelen, registratieanalyses, interne audits of pro-actieve acties worden gedaan, vast in de module Verbeteren. De einddatum van de verbetermaatregel verschijnt automatisch op de kalender. Voorzie de verbetermaatregel tussentijds van commentaar zodat de voortgang vastgelegd wordt. Plaats via de module Berichten en Notificaties een intern bericht op het berichtenscherm wanneer een aanpassing aan het kwaliteitssysteem bij de andere medewerkers onder de aandacht gebracht dient te worden. Stel eventueel een vereiste leesbevestiging in.

Sturen op doelstellingen

Loop nog een keer alle doelstellingen en risico's in de module Doelstellingen en Risico's na en maak de nodige linken.  Daar waar u items heeft gekoppeld aan maatregelen kunt u op de overzichtspagina's direct zien welke actieve onderdelen in het systeem bijdragen aan doelstellingen en of hiermee de belangrijkste risico's in beeld zijn en beheerst worden.